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TCE continua ações de mapeamento de processos, modelagem das áreas e Instrução de Trabalho
O Tribunal de Contas de Mato Grosso do Sul (TCE-MS) desde 2014 está mapeando os processos de cada área, bem como modelando cada área com o objetivo de racionalizar os serviços otimizando os recursos de tempo e humano. O ganho disto é qualidade e celeridade. Essa ação utiliza uma das mais poderosas ferramentas de gestão da atualidade que é o BPM (Business Process Management) – Gerenciamento de Processos do Negócio e um de seus grandes produtos finais é a Instrução de Trabalho que descreve o funcionamento das atividades de um determinado processo e permite medir o desempenho dos servidores.
A iniciativa de Elaborar a Instrução de Trabalho para cada área é do presidente do TCE-MS, conselheiro Waldir Neves, e faz parte do modelo de Gestão Estratégica que está sendo utilizado pela gestão para aprimorar e modernizar todos os processos de trabalho da Corte de Contas, tendo como resultado principal o exercício da meritocracia na administração de pessoal.
A Instrução de Trabalho contém informações detalhadas da área, bem como as atribuições de cada posição de trabalho trazendo informações sobre o que fazer e como fazer o serviço. “Estamos buscando a eficiência com a adoção de instrumentos modernos de gestão e acompanhamento, implementando um complexo sistema de gestão que considera o mérito a razão principal para se conquistar novas posições hierárquicas”, afirma o presidente do TCE-MS, Conselheiro Waldir Neves.
O diretor Geral, Eduardo Dionízio juntamente com o diretor de Gestão e Modernização, Douglas Avedikian, entregaram no dia 30 de Junho a Instrução de Trabalho para as Inspetorias de Controle Externo. Essa ação é um marco no processo de Padronização das 6 Inspetorias de Controle Externo. No dia 01 de Julho foi entregue a Instrução de Trabalho para os Gabinetes dos Auditores Substitutos de Conselheiros.
Os primeiros setores que foram mapeados e tiveram a sua rotina fundamentada por uma Instrução de Trabalho foram o Cartório e o Protocolo, ambos ligados diretamente à Diretoria Geral do TCE-MS, um órgão vital para o funcionamento da Corte de Contas.
Os setores que já receberam a Instrução de Trabalho foram o Setor de Acórdãos em 29/10/15; ICEAP em 12/02/16; Divisão de Avaliação de Programa em 29/04/16; Gabinete dos Conselheiros em 24/05/16 e IEAMA em no último dia 06/06.
De acordo com Avedikian, o objetivo é apresentar a instrução de trabalho que contém os perfis envolvidos nos processos das unidades, bem como os indicadores. Segundo ele “as premissas que direcionaram a elaboração da instrução foram a descrição do cenário atual e a modelagem do cenário desejado da unidade, para que ela se aperfeiçoe constantemente”.
“Neste documento descrevemos o que de fato deverá ser realizado pelo servidor, onde sua atividade terá uma descrição de cada etapa orientada para a execução e conclusão dentro das especificações do processo de trabalho, deixando claro o que fazer, quando e como fazer”, explica. Na Instrução de Trabalho os servidores são orientados graficamente através de um fluxograma para que a interpretação do documento seja mais fácil.
Após a conclusão de toda a modelagem e entrega de todas as Instruções de Trabalho será iniciada a próxima etapa que é a Automação, ou seja, inserir no sistema E-TCE todos os fluxos de processos já modelados. A ação de mapeamento e modelagem é um processo complexo e de longa duração, porém de vital importância porque permite automatizar todos os fluxos de processos já organizados, não correndo o risco de se inserir nos sistemas rotinas desorganizadas, morosas e com retrabalho de outra área.