Notícia
Advocacia-Geral digitaliza cerca de 50 milhões de páginas de processos em 2019
A Advocacia-Geral da União (AGU) digitalizou quase 50 milhões de páginas de processos judiciais em 2019. Os documentos são de ações que estão em andamento e são reproduzidos do formato físico para arquivos digitais. Em seguida, são distribuídos aos membros da AGU por meio do Sapiens, sistema utilizado pela instituição para gerenciar processos jurídicos e administrativos.
O trabalho é feito por centrais de digitalização localizadas em Brasília e nos 26 estados. Depois de digitalizados, os documentos em papel são devolvidos ao Judiciário e passam a tramitar na AGU somente pela plataforma digital.
Segundo a coordenadora-geral de Gestão de Documentação e Informação da AGU, Maria Dalva Pimentel Mendes Fernandes, a medida faz com que os processos passem a tramitar de forma mais célere, prática e econômica, além de permitir o acesso de vários usuários ao mesmo tempo. “Com a digitalização, economiza-se no custo de locação e manutenção de espaços físicos para utilização de arquivos físicos, além de ser um meio de trabalho ecologicamente sustentável, pois evita utilização de papel”, acrescenta a coordenadora.
A digitalização de arquivos na AGU é feita por meio de uma ferramenta tecnológica de Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR), que facilita a localização de informações de forma precisa, diretamente nos textos, quando necessário.
O trabalho é contínuo e tem previsão de acabar somente quando os processos passarem a ser iniciados de forma exclusivamente digital nos tribunais de origem e estiverem integrados ao Sistema Sapiens da AGU, medida que já está em negociação com o Poder Judiciário.
Documentação
Em 2019, a AGU também fez a digitalização dos documentos funcionais dos servidores ativos e inativos, para lançamento no Sistema Assentamento Funcional Digital (AFD), que gerencia as pastas funcionais em toda a Administração Pública Federal. Foram digitalizadas quase 300 mil páginas de cerca de dez mil servidores e membros.
A AGU foi o único órgão que recusou verba federal para contratação de empresa especializada e conseguiu fazer o trabalho com estrutura própria. Foi também o primeiro a concluir e entregar o trabalho, digitalizando 100% das pastas funcionais.